Тендер на закупівлю ICT обладнання для мобільних груп поліції з протидії гендерно зумовленому насильству

ЗАПИТ НА ПОДАННЯ ПРОПОЗИЦІЙ RFQ No. UNFPA/UKR/RFQ/25/02

Request for Quotation No. UNFPA/UKR/RFQ/25/02

Шановні пані / панове,

UNFPA, Фонд ООН у галузі народонаселення в Україні, запрошує Вас надати цінову пропозицію на «Закупівля ICT обладнання для мобільних груп поліції з протидії ГЗН» відповідно до наведеної нижче специфікації на умовах DAP, Полтава.

Цей запит відкритий для всіх юридично зареєстрованих компаній в Україні, які можуть надавати належні послуги та товари та володіють правоздатністю постачати/виконувати дані послуги в Україні, або через уповноважених представників.

Товари мають бути доставлені до НПУ у Полтаві протягом максимум 3 (трьох) тижнів після оформлення замовлення. Цінові пропозиції мають бути дійсними щонайменше 90 (дев’яносто) днів після дати терміну подачі пропозицій.

Dear Sir/Madam,

UNFPA hereby solicits your quotation for the supply of ’’Procurement of ICT equipment for Police Mobile Groups for GBV resistance’’ in accordance with the following specification on DAP, Poltava terms.

This Request for Quotation is open to all legally constituted companies that can provide the requested services and have the legal capacity to perform in Ukraine, or through an authorized representative.

The goods are to be delivered to the NPU in Poltava in a maximum of (3) weeks upon issuing of PO. The quotation shall be valid at least for (90) days after the closing date.

Звертаємо Вашу увагу, що дане ICT обладнання буде закуплено в рамках проекту міжнародної технічної допомоги (Реєстраційна картка): Підтримка поліції у створенні ефективної моделі реагування на випадки домашнього насильства та гендерно зумовленого насильства в умовах війни та на перехідний період (Фаза 2). Згідно з реєстраційною карткою, цей тендер не підлягає оподаткуванню ПДВ.

Please note that this ICT equipment will be procured through the International Technical Assistance Project (Registration card): Support to Police to build an effective model of DV/GBV response under circumstances of war and for the transition period (Phase 2). As per the registration card, VAT should not be applied for this tender.

#	Name	Specification			UoM	Q-ty
1	Tablet PC	Operating system	Android		pcs	14
		Screen size	Not less than 8.7'
		Screen type	No worse than TFT
		Screen resolution	No less than 1340х800
		RAM	No less than 8 GB
		The internal storage capacity	No less than 128 GB
		Support for external storage devices	Yes, MicroSD (up to 1TB)
		Availability of 3G/4G module	Yes
		Availability of GPS module	Yes
		Bluetooth	Yes
		Number of SIM	minimum 1
		Wi-Fi	minimum b/g/n
		Photo resolution	Yes, the main camera is at least 8 MP, and the front camera is at least 2 MP
		Video resolution (front and rear)	No less than 1080p (FHD): 1920x1080
		Battery capacity	Not less than 5100 mAh
		Google services support	Yes
		Equipment certification	The tablet and installed Wi-Fi, Bluetooth, 3G, and 4G wireless communication modules must be certified by an authorized authority in Ukraine. Provide a declaration of compliance and a design examination certificate.
		Service support level	Service must be performed by the manufacturer or an authorized service center
		Connection type	USB Type-C, 3.5 mm connector
		Additions	Original case from the tablet manufacturer (compatible with the proposed tablet), protective glass or film, and charger.
		Warranty	Not less than 12 months

2	External SSD drive	Storage capacity	Not less than 1 TB		pcs	12
		Compatibility	For MAC OS and Windows 10-11
		Drive type	External
		Connection interface	USB Type-C
		Form factor	2.5” or M2
		Purpose of	For laptop
		SSD technology	TLC or higher
		The set of accessories	SSD drive, USB cable
		Physical size, weight	129.5 x 80.8 x 16.1 mm, 185 g
		Warranty	36 months

3	Thermal printer	Printer type	For printing labels, for printing tickets		pcs	60
		Printer type	Mobile
		Printing type	thermal printing
		Resolution	no less than 203 dpi
		Printing speed	not less than 80 mm / s
		Print width, mm	up to 48 mm (supports 58 mm wide check ribbon)
		Kind of material	thermal check paper
		Paper thickness	0,06-0,09 mm
		Sensors	End-of-paper sensor
		Ports	USB, RS-232, Bluetooth
		Storage	no less than RAM 2 MB / Flash 4 MB
		Barcode type	1D, 2D barcodes
		Support for barcode types	EAN-8, EAN-13, Code39, ITF, UPC-A, UPC-E, Codabar, Code93, Code128, PDF417(2D), QRCode(2D), Maxicode(2D)
		Print graphics	Yes
		Power supply	Battery: 7.8 V, 1800 mAh, Li-ion battery
		Working conditions	-10°C ~ +50 ° C, 25% ~ 80% humidity
		Protection level	not less than IP42, IP54 (in a case)
		Supported operating systems	Windows, Android, IOS
		Printer size, mm	96х136х58
		Weight, kg	up to 0,45
		Software compatibility	Compatibility with software ЛІС-М
		Warranty	12 months

4	Body Camera	Device type	Body worn video camera		pcs	75
		Color	black
		Video recording mode	"Full HD 1920x1080, 1280x720, 640x360
		25 or 30 frames per second"
		Sound capture	dual microphone
		Notify the user about the recording status	Vibration, visual and audible notification
		Capacity of built-in memory	64 Gb
		Viewing angle	At least 120° horizontal, 65° vertical, 140° diagonal
		Night mode	support for low light conditions up to 0.2 lux
		Waterproof and dust protection	IP67
		Operating temperature range	"Operating: -20ºC to +50ºC
		Charging: 0ºC to +25ºC"
		Battery type	Built-in rechargeable lithium-polymer battery
		Battery life	At least 8 hours of recording
		Pre/post-recording function	Yes, a buffer of at least 1 minute
		Data encryption	AES 256-bit
		Connection interfaces	USB for data transfer
		Compatibility	Supports work with PCs (Windows)
		Size	"Compact size, no more than 68x89x26.6mm
		weight up to 165 g, without mounting"
		Mounting hardware included	"KF-DOCKCLAMP for uniforms (crocodile type)
		KF-MOLLEVEST is a fastener for equipment (molle)"
		Connection	Bluetooth and Wi-Fi
		Wi-Fi specifications	802.11 a/b/g/n (2.4GHz & 5GHz)
		Wi-Fi security	WPA2-PSK
		Availability of GPS	Yes, built-in
		Ability to view, copy and delete records	The user cannot delete any records directly from the device
		Connection interfaces	USB Type A
		Charger	Yes, the European connector

5	Docking station for body worn cameras (4 slots)	Number of slots	The number of slots should allow charging and downloading video footage from at least 4 cameras in 8 hours. The docking station is compatible with body worn cameras.		pcs	4
		Downloading data from cameras	Automatically upload data from cameras via software
		Video processing software must meet the following requirements:	centralized storage and processing of video footage from all cameras in parallel
			- recording all actions performed with video materials by police officers (viewing, editing, copying, deleting)
			- differentiation of access rights based on roles
		Warranty	At least 12 months

6	Vehicle video recorder	Device type	Vehicle video recorder		pcs	6
		Manufacturer	Internationally recognized manufacturer, the brand must be present on the international market for at least 3 years
		Color	Black
		Video resolution	Full HD (1920x1080)
		Recording frame rate	60 fps
		Number of cameras	not less than 2
		Viewing angle	Not less than 160°
		Ability to rotate the camera	Yes, up to 360°
		Activate the recording	Automatically at power on
		Lens, focal length	6-layer, glass, with a brightened lens and F1.8 aperture
		Camera sensor	Sony Exmor 1/2.7
		Video recording format	H.264, MOV
		Screen	not less than 3”
		Power supply	5V, 12-24V from a car socket, 12V connection to the onboard network
		Night vision mode	Wide dynamic range (WDR)
		Memory card support	microSD, at least 128 GB
		Parking monitoring feature	Yes, with the ability to record on impact or movement
		Sensors	G-sensor, motion sensor
		OS compatibility	Android and iOS
		Dimensions and weight	Compact size, light weight
		Working temperature range	From -20°C to +65°C
		GPS module	Yes
		Wi-Fi	Yes
		Audio recording	Yes
		Blocking access to the recorder and entering a password	Yes
		Print information in a video	Date, time
		Loop recording	Yes
		Photo capture	Yes
		Power Supply	Yes
		Warranty	Not less than 12 months

7	Laptop	Device type	Laptop for the office		pcs	15
		Color	Black
		Screen size diagonal	no more than 15.6”
		Screen type	WVA
		Resolution	not less than 1920x1080
		Screen reflection	Glossy with anti-reflective coating
		Built-in camera	HD
		CPU	Intel Core i7-1355U (1.7 - 5.0 ГГц)
		Graphics card type	Embedded Intel Iris Xe Graphics
		Operating system	Windows 11 Pro
		RAM	16 ГБ
		RAM type	DDR4-3200 МГц
		Storage SSD capacity	512 ГБ
		Sound system	"Built-in microphone
		Built-in speakers"
		Touchpad	yes
		Network adapters	"Wi-Fi 802.11ac
		Bluetooth
		Gigabit Ethernet"
		Connectors and input/output ports	1 x USB 3.2 Gen 1 Type-C / 1 x USB 3.2 Gen 1 / 1 x USB 2.0 / HDMI 1.4 / LAN (RJ-45) / combined headphone and microphone audio jack / card reader
		Memory card slots	1 x SDXC
		Keyboard	Full-size with numeric keypad; Ukrainian layout; Backlit keyboard
8	Multifunctional printer	Device type		Multifunctional printer MFP	pcs	15
		Device features		Print from USB storage, Print from phone, AirPrint support, Scan to USB storage, Automatic document feeder, Fax
		Maximum print resolution		600x600 dpi
		Printing technology		Laser printing, monochrome (black and white)
		Print format		A4, two-sided printing (duplex)
		Network interfaces		"Wi-Fi, Ethernet 10/100Base-TX, USB (type B),
		USB (type A)"
		OS support		Windows
		Paper size and density		A4, Min. paper density 60 g/m², Max. paper density 217 g/m²
		Number of colors		1 (black)
		Print speed		at least 40 pages per minute
		Output of the first black and white page		no more than 5.8 seconds
		Maximum print volume		not less than 80000 pages/month
		Screen		Color touch screen
		The set of supply		CD with software and documentation, installed starter cartridge
		Additions		Additional replacement cartridge 1 pc.
		Weight		no more than 15 kg

За цим запитом RFQ допускаються часткові пропозиції. Від учасника тендеру не вимагається надавати пропозиції щодо всіх позицій. Проте учасникам тендеру рекомендується подавати пропозиції на якомога більше позицій.

Якщо ви зацікавлені в поданні пропозиції щодо цих позицій, будь ласка, заповніть додану форму Цінової пропозиції (Додаток 1) та надішліть її разом з іншими необхідними документами електронною поштою на адресу, вказану нижче:

Secure Email address

ua-procurement@unfpa.org

Будемо дуже вдячні за якнайшвидшу відповідь на цей запит, але не пізніше понеділок, 10 березня 2025 року, 14:00 за київським часом.

Примітка: Поточна політика UNFPA щодо постачальників відноситься до цього запиту, і її можна знайти заадресою:
http://www.unfpa.org/suppliers

Примітка: Пропозиції, які надійшли після кінцевого терміну подачі пропозицій або на іншу електронну адресу, ніж зазначена вище (ua-procurement@unfpa.org) буде автоматично дискваліфіковано.

Будь ласка, надішліть свою пропозицію в доларах США. Конвертація валюти у бажану валюту ЮНФПА, якщо пропозиція відрізняється від необхідної, ґрунтуватиметься лише на Операційному обмінному курсі Організації Об'єднаних Націй, що діє на час кінцевого терміну цього запиту.
Повне прийняття Загальних положень та умов
UNFPA є обов’язковим. Їх можна знайти на цій веб-сторінці за адресою: http://www.unfpa.org/resources/unfpa-general-conditions-contract. Неприйняття положень Загальних положень та умов (GTC) є підставою для дискваліфікації з цього процесу закупівлі.

Partial bids are allowed under this RFQ. The bidder shall not be required to quote for all items. However, Bidders are encouraged to quote for as many items as possible.

If you are interested in submitting a quotation for these items, kindly fill in the attached Quotation Form (Annex 1) and send it together with other required documents by email to the address indicated below:

Secure Email address

ua-procurement@unfpa.org

Your earliest response to this query would be highly appreciated, but not later than Monday, 10^th of March 2025, 14:00 PM Kyiv time.

Note: Current UNFPA supplier policies apply to this solicitation and can be found at: http://www.unfpa.org/suppliers

Note: Offers received after the deadline or at another email address than the one indicated in the above (ua-procurement@unfpa.org) will be automatically disqualified.

Please submit your quotation in USD currency. Conversion of currency into the UNFPA preferred currency, if the offer is quoted differently from what is required, shall be based only on the UN Operational Exchange Rate prevailing at the time of the competition deadline.

Full acceptance of the UNFPA General Terms and Conditions is mandatory. They can be located on this webpage at: http://www.unfpa.org/resources/unfpa-general-conditions-contract . Non-acceptance of the terms of the General Terms and Conditions (GTC) shall be grounds for disqualification from this procurement process.

Вартість доставки має бути включено та має бути надано за такою адресою:

Delivery cost is included and must be provided to the following address:

м. Полтава

Poltava

Митне оформлення, у разі необхідності, здійснюється:

Customs clearance, if needed, shall be done by:

ЮНФПА

UNFPA

Валюта цінової пропозиції:

Currency of Quotation:

Долар США

USD

Уся документація, включаючи каталоги, інструкції та посібники з експлуатації, має бути на цій мові:

All documentation, including catalogs, instructions, and operating manuals, shall be in this language:

Англійська/Українська

English/Ukrainian

Документи, які мають бути подані:

Documents to be submitted:

-Технічна пропозиція, яка має включати технічні характеристики для кожного запропонованого товару, каталоги, технічні специфікації;

- Дійсні реєстраційні документи юридичної особи;

-Цінова пропозиція (Додаток 1) повинна бути належним чином заповнена, підписана та подана, щоб відповідати вимогам до процесу закупівлі;

-Підтвердження попереднього досвіду постачання товарів, які вказані в цьому запиті.

- Technical Offer, including the technical specifications for each offered item, catalogues, datasheets;

- Valid Commercial Registration;

- Quotation Form (Annex 1) need to be duly completed, signed and submitted to qualify for the procurement process;

- Previous experience for supplies of requested items.

Період дії Цінових пропозицій від дати подання пропозиції:

Period of Validity of Quotes starting the Submission Date

90 днів

90 days

Контактна особа для запитів

(Лише письмові запити):

Contact Person for Inquiries

(Written inquiries only):

Роксолана Писарська

(pysarska@unfpa.org)

Будь-яка затримка у відповіді від UNFPA не повинна використовуватися як причина для продовження кінцевого терміну подання пропозиції, якщо тільки UNFPA не вирішить, що таке продовження є необхідним, і не повідомить учасників про новий кінцевий термін.

Roksolana Pysarska

(pysarska@unfpa.org)

Any delay in UNFPA’s response shall be not used as a reason for extending the deadline for submission unless UNFPA determines that such an extension is necessary and communicates a new deadline to the bidders.

Часткові пропозиції:

Partial Quotes:

Дозволені

Permitted

Умови оплати:

Payment Terms:

100% після повного постачання товарів (30 днів)

100% upon complete delivery of goods (30 days)

Заподіяні збитки:

Liquidated Damage:

Будуть застосовано наступним чином:

-Відсоток загальної суми контракту за календарний день затримки: 1%;

-Максимальна кількість календарних днів затримки – 10 календарних днів, після чого UNFPA може розірвати контракт без будь-якої відповідальності перед UNFPA.

Will be imposed as follows:

-Percentage of contract total per calendar day of delay: 1%

-Maximum number of calendar days of delay 10 calendar days, after which UNFPA may terminate the contract without any liability against UNFPA

Критерії оцінювання:

Evaluation Criteria:

-Технічна відповідність/Повна відповідність вимогам і найнижча ціна;

-Повне прийняття Загальних положень та умов UNFPA;

-Найкоротший термін постачання (пропозиції з терміном виконання понад 3 тижні будуть дискваліфіковані).

Technical responsiveness/Full compliance to requirements and lowest price;

Full acceptance of the UNFPA General Terms and Conditions;

-Shortest lead time (offers with a lead time of more than 3 weeks will be disqualified).

UNFPA визначить переможцем:

UNFPA will award to:

Одного або більше одного постачальників;

One or more suppliers.

Тип контракту, який буде підписаний:

Type of Contract to be Signed:

Контракт + Замовлення на закупівлю

Contract + Purchase Order

Умови оформлення оплати:

Conditions for Release of Payment:

Письмове прийняття товарів бенефіціаром на основі повної відповідності вимогам RFQ (запиту).

Written Acceptance of Goods of beneficiary based on full compliance with RFQ requirements.

Додатки до RFQ (запиту):

Annexes to this RFQ:

-Цінова пропозиція (Додаток 1), яка має бути належним чином заповнена, підписана та подана, щоб відповідати вимогам до процесу закупівлі

-Quotation Form (Annex 1) need to be duly completed, signed and submitted in order to qualify for the procurement process.)

Best regards,

Maryna Nikolaienko

Procurement and Logistics Associate

Email: nikolaienko@unfpa.org