ЗАПИТ НА ПОДАННЯ ПРОПОЗИЦІЙ

RFQ Nº UNFPA/UKR/RFQ/25/01

 

Шановні пані / панове,

 

UNFPA, Фонд ООН у галузі народонаселення в Україні, запрошує Вас надати цінову пропозицію на наступну послугу: створення 6 відео та 6 фотосесій, а також таргетованої реклами у соціальних мережах, що висвітлюють роботу сервісів сексуального та репродуктивного здоровʼя та протидії гендерно зумовленому насильству UNFPA, Фонду ООН у галузі народонаселення в Україні.

Цей запит відкритий для всіх юридично зареєстрованих компаній в Україні, які можуть надавати належні послуги та володіють правоздатністю постачати/виконувати дані послуги в Україні, або через уповноважених представників.

1. Про UNFPA

 

UNFPA, Фонд ООН у галузі народонаселення, є міжнародною агенцією з розвитку, метою котрої є забезпечення та існування такого світу, в якому кожна вагітність бажана, кожні пологи безпечні та кожна молода людина може реалізувати свій потенціал.

UNFPA є провідною установою ООН, яка сприяє реалізації права кожної жінки, чоловіка та дитини на здорове життя та рівні можливості. Для отримання більш детальної інформації щодо діяльності Фонду, звертайтеся, будь ласка, до вебсайту: UNFPA про нас.

    І. Технічне завдання (ТЗ)

Передумови та опис програми

-Гаряча лінія 3033

За номером 3033 можуть зателефонувати пацієнтки, які потребують консультації щодо  жіночого здоров’я: до якого лікаря звернутися в конкретній ситуації, де знайти контакти гінекологів чи гінекологічних мобільних бригад у місці перебування, що, зокрема, актуально для  вимушених переселенок. Також на телефонну лінію можуть звернутись лікарі різних спеціалізацій, щоб  проконсультуватись із провідними акушерками-гінекологинями.  За номером 3033 можна отримати детальну інформацію про роботу  гінекологічних кабінетів безбар'єрного доступу та мобільних гінекологічних бригад.

- Мобільні гінекологічні бригади

Мобільні гінекологічні бригади - це сервіс з надання доступної та ефективної медичної допомоги з питань сексуального та репродуктивного здоров’я. Мобільні гінекологічні бригади створені для полегшення доступу до медичної допомоги мешканцям віддалених куточків України: місцевим жителям, переселенцям, людям з інвалідністю, а також тим, хто постраждав від гендерно зумовленого та сексуального насильства. 28 мобільних гінекологічних бригад та два мобільних пологових працюють у 23 областях України.

- Гінекологічні кабінети безбарʼєрного доступу

Кабінет медико-психологічної допомоги  — це особливий пункт прийому при багатопрофільній лікарні, для роботи з постраждалими від насильства. Тут жінки можуть анонімно та конфіденційно отримати медичні та психологічні послуги у випадку домашнього або гендерно зумовленого насильства.  Наразі в Україні працюють 123 інклюзивні гінекологічні кабінети безбар’єрного доступу, де місцеві мешканки або жінки ВПО, постраждалі від гендерно зумовленого насильства та люди з інвалідністю зможуть отримати кваліфіковану медико-психологічну допомогу. Дізнатись більше про напрямок ви можете за посиланням: https://ukraine.unfpa.org/uk/SRHprogram

- Мобільні бригади психологічної допомоги

Мобільна бригада соціально-психологічної допомоги – це команда фахівців/чинь, яка може виїхати на виклики до найбільш важкодоступних місць. Мобільна бригада  також може виїжджати до людей, які не мають доступу до закладів чи обмежені у пересуванні з різних причин. Бригада складається з психолог/ині, соціального/ї працівника/ці, а також водія/ки з автомобілем. Бригада працює в межах певної громади та надає допомогу як її мешканкам/цям, так і внутрішньо переміщеним особам, що перебувають на їх території. Дізнатись більше про напрямок ви можете за посиланням: https://ukraine.unfpa.org/uk/PSS%20MT

Мета:

1) Підвищити обізнаність населення про роботу сервісів сексуального та репродуктивного здоров’я та протидії гендерно зумовленому насильству UNFPA, Фонду ООН у галузі народонаселення в Україні.

2) Підвищити обізнаність про діяльність UNFPA, Фонду ООН у галузі народонаселення в Україні, в напрямку гендерно зумовленого насильства.  

2. Методологія

Завдання: Створення 6 відео та 6 фото матеріалів, що висвітлюють роботу сервісів сексуального та репродуктивного здоровʼя та протидії гендерно зумовленому насильству UNFPA, Фонду ООН у галузі народонаселення в Україні, зокрема, мобільних гінекологічних бригад, кабінетів безбар’єрного доступу, мобільних клінік, системи кейс-менеджменту, мобільних бригад соціально-психологічної допомоги тощо. А також промоція знятих відеороликів через соціальні мережі та таргетовану рекламу.

Обсяг робіт: Створення 6 відео та 6 фото матеріалів, а також таргетованої реклами у соціальних мережах, що висвітлюють роботу сервісів сексуального та репродуктивного здоровʼя та протидії гендерно зумовленому насильству UNFPA, Фонду ООН у галузі народонаселення в Україні.

Кількість фотосесій:  6

Кількість відеороликів:  6

Кількість таргетованої реклами:  6 промо оголошень

Очікується, що обраний постачальник надасть такі послуги у межах цього завдання:

№	Назва	Мета	Опис
1	Розробка концепції фотосесій та відеороликів	Підготовка сценарію (сторіборду) для: -6 відеороликів  та фотосесій. Тривалість кожного відео 2-3 хвилини.	UNFPA надасть: 1) Брендбук UNFPA, інформацію, яка повинна увійти в ролик. 2)Контакти героїнь та героїв фотосесій та відеороликів.   На стороні підрядника: 1) Сценарій ролика розробляється підрядником та затверджується замовником. Завдання підрядника написати сценарний план кожного відеоролика із потенційними варіантами втілення. Відео можуть містити інтерв'ю героїнь, працівників сервісів сексуального та репродуктивного здоров’я та протидії гендерно зумовленому насильству UNFPA. Також бажані кадри того, як клієнтка  взаємодіє із сервісами UNFPA, наприклад, отримують консультацію, лікування.  Важливо показати через історії вплив проєкту на добробут та долю героїнь. 2)  Розробка «обкладинки» для відеоролика, які будуть використовуватися при завантаженні на YouTube, Facebook, Instagram. Референси: https://www.youtube.com/watch?v=M_Ekw0WjPDM&list=PLV4zy1apmIUaE69lWGw42aj4iZx8dFE8H https://www.youtube.com/watch?v=T9KKqpOAigA&list=PLV4zy1apmIUaE69lWGw42aj4iZx8dFE8H&index=4
2	Зйомка відео, згідно із затвердженим сценарієм	Готові відеоролики повинні бути у трьох форматах: 1)горизонтальному – для публікації на YouTube та Facebook; 2)квадратному – для Instagram; 3)вертикальному – для сторіз в Instagram. Кожне відео має бути у трьох версіях: 1)з українськими субтитрами, 2)з англійськими субтитрами, 3)без субтитрів, логотипів і музики (чиста версія).	-Вихідні файли (не зведений звук, не розділені доріжки, без графіки та субтитрів, тобто всі вихідні, чорнові матеріали зйомок) передаються замовнику. - З кожним спікером у відео має бути підписана, уніфікована UNFPA форма згоди. Усі дозволи героїнь та музика ролика мають передаватися на необмежений період замовнику для розповсюдження на всіх можливих носіях у всіх країнах світу без обмеження по часу. - Музика у ролику повинна бути ліцензована й використана без порушення авторських прав. - Фінальна змонтована версія відео форматі для VERTICAL(9X16) та Reels(16X9) передаються замовнику (кожний формат повинен мати усі 3 версії: з українськими субтитрами, англійськими субтитрами, чиста версія без субтитрів. Заставка для відео у 3 розмірах. Монтажний проєкт кожного із відео.   Англійський переклад субтитрів має бути здійснений Виконавцем та затверджений Замовником. Бажаний b-roll: В кінці відео обовʼязково повинно бути зазначено дисклеймер, який буде наданий UNFPA. UNFPA надасть контакти запропонованих героїнь. UNFPA надасть шрифти, які використовуватимуться для мовних субтитрів. UNFPA надасть логотипи та набір інструментів брендингу для субтитрів і заголовків. UNFPA надасть ToolKit із плашками, прикладами дизайну відео, субтитрів та титрів.
3	Створення візуальної продукції, фотографій  з героїнями та героями, які брали участь у зйомках відео	Візуальна продукція повинна бути надана у форматі JPEG та TIFF; мінімальний розмір зображення  не менше 1000*1440 Пікселів.   -6 фотосесій	Йдеться про фотографії героїнь, спікерів та фото сервісів у громадах. Зокрема, повинні бути надані портретні та інші світлини кожної із жінок та дівчат, які братимуть участь у зйомках, працівників сервісів та представників органів місцевої влади / лікарень. Усього (з 6-ти зйомок) має бути не менше 200 фотографій, за можливості фото мають містити також зображення сервісів UNFPA, із логотипами UNFPA та донорів проєктів UNFPA. Замовнику мають бути передані готові, обробленні світлини та драфтові матеріали.
4	Створення таргетованої реклами	Створення та впровадження таргетованої кампанії з загального промо 6 відеороликів серед цільової аудиторії. Цільова аудиторія: - Вікова категорія: 18-60 років, жінки. - Географічна локація: Україна, промо україномовне. Аудиторія україномовна. Канали комунікації: Соціальні мережі Facebook, Instagram. Охоплення - 400 000 жінок.	Йдеться про 6 промо роликів, які будуть зняті в рамках даного технічного завдання. Тривалість одного таргетованого оголошення  - один тиждень.

 Тривалість виконання: 24 лютого 2025 року - 25 червня 2025 року. Календарний графік фото та відеозйомок буде надано по запиту протягом терміну контракту.

Завдання	Тривалість
Промоція 6 відеороликів через соціальні мережі	24 квітень 2025 року - 25 червня 2025 року.
Зйомка відео, фото,  згідно із затвердженим сценарієм	24 лютого 2025 року - 25 червня 2025 року (детальний календарний графік фото та відеозйомок буде надано по запиту).

Також на стороні підрядника: організація виїзду знімальної групи на місце зйомки (розрахунок вартості має включати всі витрати на логістику); домовленості із місцевими адміністраціями у випадку такої необхідності (наприклад, проведення зйомок у районах, які близько до лінії зіткнення тощо); переклад субтитрів англійською мовою; залучення журналістів для проведення інтерв’ю із героїнями фотосесій та відеороликів (за необхідності); залучення інших спеціалістів у випадку необхідності. 

Очікувані результати

Під керівництвом комунікаційної команди проєкту, постачальник має надати такі продукти:

No.	Очікувані продукти	Часові рамки (не пізніше, ніж)	Умови оплати
1	Концепція відеороликів та сценарій для затвердження UNFPA Україна	3 робочих днів з моменту узгодження кожної історії	Оплата 100% після подання усіх результатів та затвердження UNFPA
2	Проведення відео та фотозйомки	5-7 робочих днів з моменту узгодження сценарного плану
3	Надання фото та відео, описаних у розділі “Обсяг роботи”	Протягом 3 робочих днів з моменту проведення зйомки. Драфт відеоролика має бути наданий замовнику протягом 3-х робочих днів з моменту зйомки. Фінальний ролик — протягом 5-х робочих днів з моменту узгодження драфту.
4	Промоція 6 відеороликів через соціальні мережі	24 квітня 2025 року - 25 червня 2025 року

 Також очікується, що на стороні підрядника будуть такі види послуг: підписання та передача замовнику всіх необхідних документів, які засвідчують авторські права на контент та згоду всіх залучених осіб на використання цих відео, текстів, аудіо тощо. 

Обов'язкові елементи:

1)Усі учасники фотосесій та відеороликів  мають дати дозвіл на зйомку і публічне використання відео історій та фото на веб сайті UNFPA.org, а також у соціальних мережах. UNFPA надасть виконавцю форму згоди, яку мають заповнити героїні фотосесій та відеороликів.

2)Підрядник уже був залучений до створення відео та фото контенту в проєктах напрямку сексуального та репродуктивного здоровʼя UNFPA та/або знає алгоритм співпраці з лікарями, пацієнтами та бенефіціарами послуг.

Інтелектуальна власність                

Уся інформація, що відноситься до цього проєкту (документальна, візуальна, цифрова, кібер, проектна документація і т.д.), із якою Підрядник може вступити в контакт при виконанні своїх обов'язків відповідно до цього завдання, залишається власністю UNFPA, Фонду ООН у галузі народонаселення в Україні, який має виняткові права на їх використання. За винятком цілей даного завдання, інформація не повинна бути розкрита громадськості або використовуватися в будь-якому виді без письмового дозволу UNFPA, Фонду ООН у галузі народонаселення в Україні, відповідно до національних і міжнародних законів про авторські права.

Вимоги щодо кваліфікації

UNFPA, Фонд ООН у галузі народонаселення в Україні, шукає постачальника послуг із перевіреним досвідом у відео- та фото- продакшені.

Кандидат/компанія повинен:

1)Бути резидентом або мати юридичне представництво в Україні з відповідною офіційною реєстрацією;

2)Працювати у сфері комунікацій, реклами та відео продакшені щонайменше 3 роки;

3)Мати досвід роботи у відео продакшені, зокрема у створені анімованих відеороликів,

4)Демонструвати здатність дотримуватися часових рамок, працювати під тиском та вимірювати результати;

5)Мати успішний досвід  співпраці з напрямком сексуальне та репродуктивне здоровʼя UNFPA

6)Мати дозвіл на зйомки на територіях поблизу лінії зіткнення;

7)Володіти українською та англійською мовами.

Питання

Питання або запити щодо подальшого роз’яснення надсилаються за наведеними нижче контактними даними:

 Дедлайн для запитань: понеділок, 10 лютого, 14:00 за київським часом. Відповіді на питання будуть надані письмово. Відповіді будуть розіслані серед усіх зацікавлених сторін якнайшвидше.

III. Зміст пропозиції:

Пропозиції мають надсилатися електронною поштою, за можливістю, одним повідомленням, залежно від розміру файлу:

1) Технічна пропозиція має вміщувати:

а) Інформацію про юридичну особу;

б) Презентація агенції/компанії (включаючи список попередніх клієнтів);

с) Концепція та бачення майбутніх відеороликів;

d) приклади робіт.

2) Цінова пропозиція має бути підписана відповідним керівником компанії.

Радимо вказувати сумарну вартість створення матеріалів. Цінова пропозиція має містити всі витрати, які передбачатимуться у рамках замовлення (включаючи витрати на створення матеріалів, правки тощо). Мова пропозицій англійська або українська. 

Інструкції щодо подання пропозицій

Пропозиції мають бути підготовлені згідно Розділу II та ІІІ, та разом з відповідно заповненим і підписаним бланком цінової пропозиції, надіслані до контактної особи тільки на вказану електронну пошту не пізніше ніж:
п’ятниця, 14 лютого 2025 р., 17:00 за київським часом. Пропозиції надіслані на будь-яку іншу електронну пошту не будуть прийняті до розгляду:

 Зверніть увагу на наступні інструкції щодо електронного подання:

1)Тема повідомлення має включати таке посилання: RFQ Nº UNFPA/UKR/RFQ/XX/XX. Пропозиції, що містять невірно вказану тему повідомлення можуть бути пропущені адміністратором та, таким чином, не потрапити до розгляду.

2)Загальний обсяг повідомлення, що надсилається не має перевищувати 20 MB (у тому числі, сам лист, надані додатки та заголовки). При великих розмірах файлу з технічним описом, останні мають надсилатися окремо перед кінцевим строком подання пропозицій.

Оцінка пропозиції

Детальна оцінка пропозицій складається з оцінки технічної складової пропозиції та фінансової оцінки.

 ІV. Технічна оцінка

 Технічна оцінка

Технічні пропозиції будуть оцінені згідно з умовами, вказаними в розділі про вимоги до надання послуг/ Розділ I Технічного завдання, та відповідно до критерію оцінки, що подані нижче.

 Дана шкала балів буде використана для забезпечення об’єктивності оцінки:

Цінові пропозиції будуть оцінені тільки від тих постачальників, чиї технічні пропозиції набрали мінімальну кількість балів – 70 після технічної оцінки.

Фінансова оцінка (100 балів максимально)

Цінові пропозиції будуть оцінені на основі відповідності до вимог форми цінової пропозиції. Максимальна кількість балів для цінової пропозиції – 100, максимальна кількість балів нараховується пропозиції з найнижчою ціною серед усіх технічно відповідних заявок. Усі інші цінові пропозиції отримають бали у зворотній пропорції згідно з такою формулою:

Загальний бал

Сумарна оцінка для кожної пропозиції буде середньозваженою сумою оцінки за технічну та фінансову пропозиції. Максимальна сума балів - 100 балів.

•Визначення переможця

Договір на термін до 30 червня  2025 року між UNFPA та постачальником буде укладено з тим претендентом, чия пропозиція отримає найвищий загальний бал.

•Право на зміну вимог під час прийняття рішень

UNFPA залишає за собою право збільшувати або зменшувати на 20% обсяг замовлення наданого в цьому запиті на подання пропозицій, без зміни ціни за одиницю товару або інших умов.

•Умови оплати

Оплата 100% здійснюється відповідно до отримання Замовником повного переліку перелічених вище продуктів (результатів роботи), а також на основі наданого повного пакета супровідної платіжної документації.

Оплата здійснюється у валюті: українських гривнях. У випадку використання двох валют, курсом обміну вважається операційний курс Організації Об'єднаних Націй в той день, в який UNFPA повідомляє про здійснення цих платежів (веб: www.treasury.un.org).

Терміни оплати складають 30 днів після отримання товаросупровідних документів, рахунків-фактур та іншої документації, що вимагається договором.

•Шахрайство і корупція

UNFPA прагне запобігати, виявляти та вживати дій проти всіх випадків шахрайства щодо UNFPA та третіх сторін, які беруть участь у діяльності UNFPA. З політикою UNFPA щодо шахрайства та корупції можна ознайомитися тут: FraudPolicy. Подання пропозицій учасником передбачає, що останній ознайомлений з даними правилами.

У разі та за потреби, постачальники, їх дочірні підприємства, агенти, посередники та керівники мають співпрацювати з Управлінням з аудиту та нагляду UNFPA, а також з будь-яким іншим уповноваженим з нагляду, який призначений Виконавчим Директором та Радником з етики UNFPA. Таке співробітництво включає, але не обмежується, наступне: доступ до всіх працівників, представників, агентів та уповноважених осіб постачальника; надання всіх необхідних документів, у тому числі фінансових. Нездатність повною мірою співпрацювати зі слідством буде вважатися достатньою підставою для UNFPA розірвати контракт з постачальником, та відсторонити та зняти його зі списку зареєстрованих Фондом постачальників.

Конфіденційна гаряча лінія по боротьбі з шахрайством доступна для всіх учасників конкурсних торгів, про підозрілі та шахрайські дії має бути повідомлено через UNFPAInvestigationHotline.

•Політика нульової толерантності

UNFPA прийняв політику нульової толерантності щодо подарунків та знаків вдячності. Таким чином, прохання до постачальників не надсилати подарунки або проявляти інші знаки вдячності співробітникам UNFPA. Детальніше з цими правилами можна ознайомитися тут: ZeroTolerancePolicy.

•Опротестування процесу подання пропозицій

Претенденти, які вважають, що до них були вчинені несправедливі дії під час процесу подання, оцінки пропозицій або присудження контракту можуть подати скаргу бізнес-підрозділу UNFPA: Анастасії Крашевській, програмному спеціалісту, керівнику відділу зовнішніх зв’язків, на електронну адресу: krashevska@unfpa.org. У разі незадоволення відповіддю, наданою керівником підрозділу ЮНФПА,  претендент може звернутися до Голови Відділу закупівель UNFPA procurement@unfpa.org.

•Зауваження

У разі неможливості доступу до будь-яких посилань у цьому запиті на подання пропозицій, претенденти можуть звернутися до співробітника Відділу закупівлі для отримання версії в форматі PDF.