Цей запит відкритий для всіх юридично зареєстрованих компаній в Україні, які можуть надавати належні послуги та володіють правоздатністю постачати/виконувати дані послуги в Україні, або через уповноважених представників.

І. Про UNFPA

UNFPA, Фонд ООН у галузі народонаселення в Україні, є міжнародною агенцією з розвитку, метою котрої є забезпечення та існування такого світу, в якому кожна вагітність бажана, кожні пологи безпечні та кожна молода людина може реалізувати свій потенціал.

UNFPA є провідною установою ООН, яка сприяє реалізації права кожної жінки, чоловіка та дитини на здорове життя та рівні можливості. Для отримання більш детальної інформації щодо діяльності Фонду, звертайтеся, будь ласка, до вебсайту: UNFPA about us.

Технічне завдання (ТЗ)

Передумови та опис програми

Повномасштабна війна ускладнила доступ жінок до медичної допомоги, через що відбулося  масштабування безоплатних сервісів UNFPA у напрямку “Сексуального та репродуктивного здоровʼя” в Україні.

У межах програмного напрямку створюється, зміцнюється і вдосконалюється допомога у напрямку сексуального та репродуктивного здоровʼя. На сьогодні функціонують такі сервіси:

1. Гаряча лінія з питань жіночого здоровʼя 3033. За номером 3033 можуть зателефонувати пацієнтки, які потребують консультації щодо жіночого здоров’я: до якого лікаря звернутися в конкретній ситуації, де знайти контакти гінекологів чи гінекологічних мобільних бригад у місці перебування, що, зокрема, актуально для  вимушених переселенок.
2. Мобільні гінекологічні бригади. Мобільні гінекологічні бригади  - це сервіс з надання доступної та ефективної медичної допомоги з питань сексуального та репродуктивного здоров’я. Мобільні гінекологічні бригади створені для полегшення доступу до медичної допомоги мешканцям віддалених куточків України: місцевим жителям, переселенцям, людям з інвалідністю, а також тим, хто постраждав від гендерно зумовленого та сексуального насильства. Мобільна гінекологічна бригада складається з акушера-гінеколога, УЗД спеціаліста, та медсестри.

3. Гінекологічні кабінети безбарʼєрного доступу. Кабінет медико-психологічної допомоги  — це особливий пункт прийому при багатопрофільній лікарні для роботи з постраждалими від насильства. Тут жінки можуть анонімно та конфіденційно отримати медичні та психологічні послуги у випадку домашнього або гендерно зумовленого насильства. Наразі в Україні працюють 86 гінекологічних кабінетів безбар’єрного доступу, де місцеві мешканки або жінки ВПО, постраждалі від гендерно зумовленого насильства та люди з інвалідністю зможуть отримати кваліфіковану медико-психологічну допомогу. Лікар та медична сестра, які працюють у кабінетах безбар’єрного доступу, знають, як допомогти пацієнткам з інвалідністю почуватися максимально комфортно під час огляду.

Сервіси напрямку “Сексуальне та репродуктивне” здоровʼя допомагають жінкам отримати допомогу у 23-х областях України. Більше інформації про сервіси та медичних працівників напряму дивіться у відео: Відео 1, Відео 2, Відео 3, Відео 4.

II. Методологія

Мета

Розробити та реалізувати концепцію фотовиставки на центральному залізничному вокзалі Укрзалізниці за участю медикинь, які працюють в сервісах сексуального та репродуктивного здоровʼя UNFPA, Фонду ООН у галузі народонаселення. Інформаційна підтримка заходу та медіасупровід. В кінці фотовиставки випуск  марки від Укрпошти з фотографією з виставки.

Завдання:

Фото виставка має привертати увагу до героїчної роботи медичних фахівців в сервісах сексуального репродуктивного здоровʼя  UNFPA, Фонду ООН у галузі народонаселення під час війни в Україні.

На сьогодні понад 100 фахівців у 23-х регіонах України працюють в сервісах та здійснюють виїзди на деокуповані території. Поряд з лікарнями, де розташовані сервіси не одноразово були обстріли та атаки. Проте не зважаючи на всі виклики медичні фахівці продовжують свою роботу і на фотовиставці потрібно передати важливість роботи медичних працівників під час війни. Окрім фотоматеріалів повинен бути короткий опис героїв та місця, де зроблена фотографія. Також організація події - відкриття за участі посадовців та керівництва UNFPA, Фонду ООН у галузі народонаселення та медіасупровід заходу та виставки.

Референси фотоматеріалів:

https://ukrainer.net/rik-velykoi-viyny/

https://ukrainianphotographers.com/unbreakable

https://theukrainians.org/spec/big-war/february2022/

Цільова аудиторія:

Активності концепту фотовиставки спрямовувались на донесення відповідного повідомлення до всього населення. Саме тому важливо розмістити виставку на центральному залізничному вокзалі Києва та в результаті випустити марку з Укрпоштою.

Ключові меседжі концепту фотовиставки:

• Герої поруч з нами
• Робота медичних працівників надзвичайно важлива та цінна, особливо зараз
• Не залежно від умов медичні працівники продовжують виконувати свою роботу

Обсяг роботи.

Очікується, що обраний постачальник послуг:

1. Складе концепт виставки.

2. Проведе підготовку до фотовиставки, фотозйомок та опису фотоматеріалів.

3. Проведе експедицію у 23 регіони України, щоб сфотографувати медичних працівників сервісів.

4. Організація відкриття виставки у місті Київ на Центральному залізничному вокзалі.

5. Інформаційний супровід (пресреліз, організація поширення публікацій в ЗМІ та теле- та радіо ефірів).

Деталізація:

1. Визначити повідомлення виставки, яке повинно акцентувати на важливості цієї роботи та на відважних лікарях, які продовжують надавати медичну допомогу навіть в сучасних умовах.
2. Фотосесія героїнь. Провести експедицію фотографів, відеографа та журналіста у 23 регіони України. Провести фотосесію у 23-х регіонах України. Зібрати найбільш емоційні фотографії, які ілюструють роботу медичних фахівців під час війни. Включити фотографії, які показують їхню роботу в умовах конфлікту, виїзди на деокуповані території. Надіслати зроблені знімки для подальших комунікацій Фонду. Обовʼязково підписати в героїв дозволи на публічне розміщення їх фото.
3. Фіксування історій та свідчень. Під час фотосесії збір історій та свідчень медичних фахівців, які розповідають про їхню роботу та виклики, з якими вони стикались. Інтерв'ювання цих лікарів і надання їхніх історій у письмовій або аудіоформі допоможе додати особисті переживання героїв виставки.
4. Організація виставки. Розміщення на центральному вокзалі, щоб доступно було для кожного. Потім ця виставка може бути розміщена в інших містах та територіальних громадах. Розмістити фотографії та історії у виставковому просторі на Центральному залізничному вокзалі в місті Києві. Забезпечити інформаційні та освітні матеріали, щоб відвідувачі зрозуміли контекст та важливість роботи медичних фахівців. Забезпечити візуальний супровід. Сформувати короткий ролик-промо для відкриття виставки. Підготовка та друк буклетів з фотографіями та історіями героїв для відвідувачів презентації виставки. Підготовка та друк календарів з фотографіями героїв. Додати інклюзивний опис виставки.
5. Просування виставки. Розробити стратегію просування виставки через соціальні мережі, ЗМІ та спільноти, які цікавляться подіями в Україні. Залучити спонсорів або партнерів, які можуть допомогти з публікацією. Проморолик розмістити на екранах в потягах Укрзалізниці.
6. Відкриття та подія. Провести урочисте відкриття фотовиставки з виступами важливих гостей. Організувати публічні виступи героїнь та інші заходи, що допоможуть поширити інформацію про тему фотовиставки.
7. Взаємодія з відвідувачами. Створити візуальний супровід виставки. Створення календаря з фотографіями виставки та буклетами для відвідувачів виставки. Створити можливість для відвідувачів виразити підтримку медичним фахівцям через взаємодію, інтерактив, спеціальний майданчик або книгу відгуків. Розміщення на марці Укрпошти фотографії з виставки для привернення уваги до героїзму медичних працівників.
8. Оцінка та подальші дії. Після завершення фотовиставки провести оцінку її ефективності та впливу на громадськість. Напрацювати подальші дії з подальшої виставки цих фото в інших місцях.

Очікувані цілі, результати концепту фотовиставки та ключові компоненти (з листопада 2023 до грудня 2023):

Додати до участі у фотовиставці запрошення гостей в активності за участі лідерів думок та амбасадорів.

Креативні проєкт в Укрпошті та Укрзалізниці.

Фотовиставка має використовувати різні формати та інструменти, щоб досягати широкого охоплення цільової аудиторії (за віком, статтю, станом здоров’я, географією проживання тощо).

Цілі та очікувані результати концепту фотовиставки  (з листопада 2023 до кінця грудня 2023)

*У підрахунку охоплення заходів у межах комунікаційних кампаній UNFPA використовує зважені оцінки – кожному формату взаємодії з цільовою аудиторією призначена певна вага залежно від (1) тривалості та глибини взаємодії та (2) потенціалу до непрямого поширення впливу (взаємодія з іншими людьми через тих, які зазнавали контакту з кампанією). Так, вага контакту концепту фотовиставки з ЦА під час офлайн заходів найвища – 3, а вага перегляду продуктів концепту фотовиставки на телебаченні чи в соціальних мережах найнижча – 0.5.

Методологія UNFPA, Фонд народонаселення ООН підрахунку охоплення концепту фотовиставки.

Ключові підходи фотовиставки :

• Фокус на конструктивних меседжах, образах і твердженнях. Ми акцентуємо на важливості роботи медичних працівників. Кампанія не повинна мати меседжі, у яких прямо порівнюють Україну та інші країни, одних людей з іншими, одну групу з іншою тощо.
• Використання простої, зрозумілої, позитивної, стверджувальної або нейтрально забарвленої гендерно чутливої лексики.
• Залучення лідерів/-ок думок до активностей фотовиставки відбувається лише на некомерційній основі.
• Підвищення інформування аудиторії про важливість роботи медичний працівник, організація офлайн заходу з даної тематики.
• Кооперації з брендами відбувається лише на некомерційній основі.
• Кооперації зі спільнотами та обʼєднаннями  відбувається лише на некомерційній основі.

Очікувані продукти

1. Фотографії медичних працівників.
2. Підготовка та друк фотографій для виставки.
3. Друковані візуальні матеріали (календар, постери, брошури і т.д.).
4. Промо в соціальних мережах.
5. Проморолик з анонсом відео.
6. Проведення фотовиставки на публічній, відкритій місцевості. Такій, як Центральний залізничний вокзал, де велика прохідність населення.
7. Проведення публічного заходу-відкриття.
8. Інформаційний супровід зі ЗМІ.
9. Розміщення фотографії з виставки на марці з Укрпошти.
10. Звітність після виставки.

Гайдлайни для створення (1) інформаційних матеріалів та (2) відео-продуктів повинні містити:

Інструкцію щодо використання візуальних елементів Фонду, опис tone of voice, червоні лінії (red flags), рекомендацій щодо створення ефективних матеріалів у фірмовому стилі  фотовиставки.

План реалізації фотовиставки повинен містити:

Детально описані концепції проведення, формату, інструменти, меседжі, сценарії тощо. Усі активності у межах плану реалізації мають бути розкладені за часом на період листопада 2023 – грудня 2023, а також містити бюджети (вартості створення/реалізації кожної запропонованої активності).

Вибір каналів слід планувати з урахуванням цільової аудиторії конкретних інформаційних і комунікаційних матеріалів у промо виставки:

• соціальні медіа, діджитал-платформи;
• зовнішні носії реклами;
• мультимедіа (створення привабливого мультимедійного контенту);
• створення колаборацій та співпраці, спільні проєкти;
• офлайн-інтервенції.
• офлайн проведення виставки.

Важливо чітко визначати пріоритетні цільові групи та надавати перевагу не лише прямій рекламі, але й можливості поширення інформації через наявні ресурси соціальної реклами тощо, також враховувати можливості використання наявних онлайн ресурсів в UNFPA Ukraine.

Права на користування і розповсюдження Замовником відеороликів та фотографій і зразків друкованої реклами за участі акторів/актрис мають бути надані без обмежень по території та діяти 20 років. Підрядник має передбачити передачу готових фотоматеріалів та відеороликів у відповідних форматах для різних носіїв (Інтерсіті, інтернет, ТБ і т.д., на вимогу Замовника).

Фінальний звіт про реалізацію фотовиставки з листопада 2023 до грудня 2023, який готується по завершенні реалізації всіх запланованих активностей, має містити:

1. 1. 1. 1. Опис активностей, візуальні та креативні рішення по кожній активності.
         2. Завдання активності, цільова аудиторія та залучені інформаційні канали.
         3. Отриманий результат – основні показники з охоплення (згідно з методологією UNFPA), кількості контактів та залученості.
         4. Акумульовані показники охоплення по всіх активностях за весь період реалізації фотовиставки (листопад 2023 – грудня 2023).

Усі матеріали, створені в межах контракту, мають бути передані замовнику, включаючи вихідні файли та всі дозволи на використання безстроково та без обмежень за територією використання.

Усі виготовлені в межах підготовки концепту фотовиставки  матеріали мають бути надані замовнику двома мовами - українською та англійською (включно, але не обмежуючись відео з англійськими субтитрами чи англомовною озвучкою, звіти англійською та українською мовами, релізи та всі інші матеріали англійською мовою).

Кожен з етапів роботи передбачає отримання зворотного зв’язку від Замовника, внесення необхідних правок і доопрацювання матеріалів, згідно з рекомендаціями Замовника. Фінальний звіт має бути надані українською та англійською мовами як документи MS Word та презентації PowerPoint. Додаткові матеріали можуть бути надані в інших форматах лише українською мовою.

Оплата

Усі результати, передбачені цими завданнями, повинні бути надані замовнику до 25 грудня 2023 року.

Інтелектуальна власність

Уся інформація, що належить цьому проєкту (документальна, візуальна, цифрова, кібер, проєктна документація і т.д.), і з якою Підрядник може вступити в контакт при виконанні своїх обов'язків відповідно до цього завдання, залишається власністю Фонду ООН у галузі народонаселення, який має виняткові права на їх використання. За винятком цілей даного завдання, інформація не повинна бути розкрита громадськості або використовуватися в будь-якому виді без письмового дозволу Фонду ООН у галузі народонаселення відповідно до національних і міжнародних законів про авторські права.

Вимоги щодо кваліфікації

UNFPA шукає постачальника послуг зі значним досвідом проведення фотовиставок та підготовці фотоматеріалів та відеоматеріалів, створення медіапродуктів (фотоматеріалів, інтервʼю, відео продакшн, дизайн, креатив, контент), проведення офлайн заходів і глибоких практичних знань про українські медіа та рекламні ринки.

Потенційний постачальник послуг повинен:

• бути резидентом або мати юридичне представництво в Україні з відповідною офіційною реєстрацією;
• працювати у сфері комунікацій щонайменше 3 роки;
• мати досвід у реалізації публічних інформаційних та комунікаційних кампаній, досвід у розробці та реалізації соціальних кампаній буде перевагою;
• мати досвід в організації та/або проведенні досліджень;
• демонструвати здатність дотримуватися часових рамок, працювати під тиском та вимірювати результати;
• володіти українською та англійською мовами.

Перевагою буде попередній досвід роботи з агенціями системи ООН.

Постачальник послуг може залучати до реалізації активностей субпідрядників. В такому разі, інформація про тип послуг та юридична назва потенційного субпідрядника зазначається в тендерній пропозиції. Приклади відповідних робіт субпідрядника додаються до портфоліо потенційного постачальника послуг. Одночасно, уся відповідальність за реалізацію активностей даної тендерної пропозиції у строк та у повному обсязі несе обраний постачальник послуг.

Питання

Питання або запити на додаткові роз'яснення можна задати під час організаційної зустрічі, яка відбудеться у понеділок, 30  жовтня 2023 р. о 16:00 через конференцію ZOOM (посилання на засідання конференції буде надано пізніше).

У разі вашої участі в організаційній зустрічі ми просимо надіслати підтвердження з повним іменем вашого представника контактній особі UNFPA до 16:00 за київським часом, 29 жовтня 2023 року.

III. Зміст пропозицій

Пропозиції мають надсилатися електронною поштою, за можливістю, одним повідомленням, залежно від розміру файлу та мають вміщувати:

a) Технічну пропозицію, яка повинна містити інформацію, яка б надала докази для оцінки пропозицій відповідно до критеріїв, а також інформацію про юридичну особу.

Технічна заявка повинна бути подана електронним способом передачі за електронною адресою, зазначеною у розділі IV.

b) Цінову пропозицію із запропонованими бюджетами слід подавати строго відповідно до форми цінових пропозицій.

с) Мова пропозиції – англійська чи українська.

d) Технічна пропозиція та фінансова пропозиція повинні бути подані окремими файлами та бути підписаними відповідним органом чи особою, що подається на торги, та бути поданими у форматі PDF.

IV. Інструкції для подання

Пропозиції мають бути підготовлені згідно Розділу III та IV разом із відповідно заповненим і підписаним бланком цінової пропозиції, надіслані до контактної особи тільки на вказану електронну пошту не пізніше ніж: четвер, 9 листопада 2023 р., 16:00 за Київським часом.

Пропозиції надіслані на будь-яку іншу електронну пошту не будуть прийняті до розгляду.

Зверніть увагу на наступні інструкції щодо електронного подання:

- Тема повідомлення має включати таке посилання: RFQ Nº UNFPA/UKR/RFQ/23/49. Пропозиції, що містять невірно вказану тему повідомлення, можуть бути пропущені адміністратором та, таким чином, не потрапити до розгляду.

- Загальний обсяг повідомлення, що надсилається, не має перевищувати 20 MB (у тому числі б сам лист, надані додатки та заголовки). При великих розмірах файлу з технічним описом, останні мають надсилатися окремо перед кінцевим строком подання пропозицій.

V. Оцінка пропозицій

Спеціалізована оцінювальна комісія проводитиме оцінку пропозицій у два етапи. Технічні пропозиції будуть розглянуті на відповідність вимогам до порівняння цінових пропозицій.

Технічна оцінка (максимально 100 балів)

Технічні пропозиції будуть оцінені згідно з умовами, вказаними в розділі про вимоги до надання послуг/ Розділ II Технічного завдання, та відповідно до критеріїв оцінки, що подані нижче.

Наступна шкала оцінювання буде використана для забезпечення об'єктивної оцінки:

Цінові пропозиції будуть оцінені тільки від тих постачальників, чиї технічні пропозиції набрали мінімальну кількість балів – 70 після технічної оцінки.

Фінансова оцінка (максимально 100 балів)

Цінові пропозиції будуть оцінені на основі відповідності до вимог форми цінової пропозиції. Максимальна кількість балів для цінової пропозиції – 100, будуть передані найменшій сумарній ціні на основі спеціальної формули наданої у Технічному завданні. Усі інші цінові пропозиції отримають бали у зворотній пропорції згідно з такою формулою:

Загальний бал

Сумарна оцінка для кожної пропозиції буде середньозваженою сумою оцінки за технічну та фінансову пропозиції. Максимальна сума балів - 100 балів.

VI. Визначення переможця

Договір на термін до 25 грудня 2023 року між UNFPA та постачальником буде укладено з тим претендентом, чия пропозиція отримає найвищий загальний бал.

VII. Право на змінення вимог під час прийняття рішень

            Фонд ООН у галузі народонаселення залишає за собою право збільшувати або зменшувати на 20% обсяг замовлення наданого в цьому запиті на подання пропозицій, без зміни ціни за одиницю товару або інших умов.

VIII. Умови оплати

Оплата здійснюється відповідно до отримання Замовником перелічених вище продуктів (результатів роботи), а також на основі наданого повного пакета супровідної платіжної документації. Оплата здійснюється у валюті: українських гривнях. У випадку використання двох валют, курсом обміну вважається операційний курс Організації Об'єднаних Націй в той день, в який Фонд ООН у галузі народонаселення повідомляє про здійснення цих платежів (веб: www.treasury.un.org). Термін оплати складає 30 днів після отримання товаросупровідних документів, рахунків-фактур та іншої документації, що вимагається договором.

IX. Шахрайство і корупція

Фонд ООН у галузі народонаселення прагне запобігати, виявляти та вживати дій проти всіх випадків шахрайства щодо Фонду ООН у галузі народонаселення та третіх сторін, які беруть участь у діяльності Фонду ООН у галузі народонаселення. З політикою Фонду ООН у галузі народонаселення щодо шахрайства та корупції можна ознайомитися тут: FraudPolicy. Подання пропозицій учасником передбачає, що останній ознайомлений з даними правилами.

У разі та за потреби, постачальники, їх дочірні підприємства, агенти, посередники і керівники мають співпрацювати з Управлінням з аудиту та нагляду Фонду ООН у галузі народонаселення, а також з будь-яким іншим уповноваженим з нагляду, який призначений Виконавчим Директором та Радником з етики Фонду ООН у галузі народонаселення. Таке співробітництво включає, але не обмежується, наступне: доступ до всіх працівників, представників, агентів та уповноважених осіб постачальника; надання всіх необхідних документів, у тому числі фінансових. Нездатність повною мірою співпрацювати зі слідством буде вважатися достатньою підставою для Фонду ООН у галузі народонаселення розірвати контракт з постачальником та відсторонити і зняти його зі списку зареєстрованих Фондом постачальників.

Конфіденційна гаряча лінія по боротьбі з шахрайством доступна для всіх учасників конкурсних торгів, про підозрілі та шахрайські дії має бути повідомлено через UNFPAInvestigationHotline.

X. Політика нульової толерантності

Фонд ООН у галузі народонаселення прийняв політику нульової толерантності щодо подарунків та знаків вдячності. Таким чином, прохання до постачальників не надсилати дарунки або проявляти інші знаки вдячності співробітникам Фонду ООН у галузі народонаселення. Детальніше з цими правилами можна ознайомитися тут: ZeroTolerancePolicy.

XI. Опротестування процесу подання пропозицій

Претенденти, які вважають, що до них були вчинені несправедливі дії під час процесу подання, оцінки пропозицій або присудження контракту можуть подати скаргу керівнику програми UNFPA, Фонду ООН у галузі народонаселення в Україні, Альоні Зубченко, на електронну пошту: zubchenko@unfpa.org. У разі незадоволення відповіддю, наданою керівником підрозділу ЮНФПА, претендент може звернутися до Голови Відділу закупівель Фонду ООН у галузі народонаселення procurement@unfpa.org.

XII. Зауваження

У разі неможливості доступу до будь-яких посилань у цьому запиті на подання пропозицій, претенденти можуть звернутися до співробітника Відділу закупівлі для отримання версії в форматі PDF.

БЛАНК ЦІНОВОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Цим засвідчую, що вище вказана компанія, яку я уповноважений представляти, переглянула Запит на Подання Пропозицій RFQ NºUNFPA/UKR/RFQ/23/49 концепту фотовиставки у тому числі всі додатки, зміни в документі (якщо такі мають місце) та відповіді Фонду ООН у галузі народонаселення на уточнювальні питання Фонду ООН у галузі народонаселення з боку потенційного постачальника. Також, компанія приймає Загальні умови договору та буде дотримуватися цієї цінової пропозиції до моменту закінчення терміну дії останньої.

Додаток I:

Загальні умови договору:

De Minimis Contracts

Цей запит на подання пропозицій підпадає під дію Загальних умов договору Фонду ООН у галузі народонаселення: De Minimis Contracts, який можна знайти тут: English, Spanish і French